I.- SISTEMA INTERN D’INFORMACIÓ
En compliment de la Llei 2/2023, de 20 de febrer, reguladora de la protecció de les persones que informin sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció (la “Llei 2/2023”), l’empresa NANDO JUBANY, SL fa constar que compta amb un Sistema Intern d’Informació, essent l’empresa la responsable del tractament de les dades personals de conformitat amb allò previst en la legislació vigent en aquest àmbit.
Amb la finalitat d’enfortir la cultura de la informació i de les infraestructures d’integritat de l’empresa, així com de fomentar la cultura de la comunicació com a mecanisme de prevenció d’accions o omissions que puguin ser constitutives d’infraccions de la normativa de la Unió Europea, infraccions penals o administratives greus o molt greus, així com infraccions laborals en l’àmbit de la seguretat i salut en el treball, NANDO JUBANY, SL compta amb una persona Responsable de Compliment Penal (RCP) que és, també, Responsable del Sistema Intern d’Informació (RSIIF) (en endavant, la persona “RCP/RSIIF”). A aquests efectes, l’empresa ha nomenat com a tal a la persona que ocupa el càrrec de Responsable de Recursos Humans.
Les informacions relatives als àmbits descrits en el paràgraf anterior es poden fer arribar a la persona RCP/RSIIF a través de qualsevol de les següents vies de Canal ètic (Canal intern d’informació):
Les persones informants podran sol·licitar, també, una visita presencial amb la persona RCP/RSIIF en el termini màxim de set dies.
Les informacions comunicades verbalment en la reunió presencial hauran de documentar-se d’alguna de les maneres següents, amb el consentiment previ de la persona informant:
a) Mitjançant una gravació de la conversa en un format segur, durador i accessible.
En aquest cas, s’advertirà a la persona informant que la comunicació serà gravada i se l’informarà del tractament de les seves dades d’acord amb el que estableix el Reglament (UE) 2016/679 del Parlament Europeu i del Consell, de 27 d’abril de 2016 (RGPD o Reglament General de Protecció de Dades).
b) A través d’una transcripció completa i exacta de la conversa realitzada per la persona RCP/RSIIF.
Sense perjudici dels drets que li corresponen d’acord amb la normativa sobre protecció de dades, s’oferirà a la persona informant l’oportunitat de comprovar, rectificar i acceptar mitjançant la seva signatura la transcripció de la conversa.
El Sistema Intern d’Informació de l’empresa compleix amb els requisits de l’article 5.2 de la Llei 2/2023, és a dir:
a).- Permet que les persones a les quals aplica la Llei 2/2023 puguin comunicar informacions, per diferents mitjans, sobre les infraccions previstes en el seu article 2.
b).- Es gestiona de forma segura, garantint que les comunicacions puguin tractar-se de manera efectiva dins l’empresa, així com la confidencialitat de la identitat de la persona informant i de qualsevol tercera persona mencionada en la comunicació, i de les actuacions que es desenvolupin en la gestió i tramitació d’aquesta, així com la protecció de dades personals, impedint l’accés de personal no autoritzat.
c).- Compta amb un Protocol d’ús del Canal Ètic i Canal Intern d’Informació, del Sistema Intern d’Informació i d’actuació de la persona Responsable de Compliment Penal i del Sistema Intern d’Informació, que estableix garanties per a la protecció de les persones informants, essencialment:
II.- TRACTAMENT DE DADES PERSONALS
NANDO JUBANY, SL tractarà, com a responsable del tractament, les dades personals incloses en les comunicacions que es rebin i quedin emparades per la Llei 2/2023, amb la finalitat de poder gestionar-les i iniciar, en el seu cas, el procediment d’investigació que correspongui i adoptar les mesures correctores que puguin procedir.
La base jurídica del tractament serà el compliment de les obligacions imposades per la Llei 2/2023. Si la comunicació contingués dades de caràcter especial, aquestes només es tractaran quan resulti estrictament necessari per a l’adopció de mesures correctores i/o l’inici del procediment d’investigació corresponent i/o la tramitació dels procediments sancionadors o penals que, en el seu cas, procedeixin, d’acord amb la legislació vigent, i en aquests casos, la base jurídica serà l’interès públic essencial. El tractament de les dades personals serà l’indispensable, ja que sense les mateixes no es poden complir els objectius i obligacions que estipula la Llei 2/2023.
Les dades personals podran ser tractades pel personal autoritzat únicament quan resulti necessari per a la investigació d’incompliments de la normativa interna de l’empresa, d’infraccions en l’àmbit del Dret de la Unió Europea, infraccions penals o administratives greus o molt greus, així com infraccions laborals en l’àmbit de la seguretat i salut del treball, per a l’adopció de mesures correctores o bé per a la tramitació dels procediments sancionadors o penals que, en el seu cas, procedeixin. Així mateix, les dades personals podran ser comunicades a tercers en cas d’obligació legal, i podran ser comunicades a l’autoritat judicial, al Ministeri Fiscal o a les autoritats administratives competents en el marc de la mencionada investigació.
Les dades personals es conservaran el temps imprescindible per decidir sobre la procedència d’iniciar una investigació sobre els fets informats. En cas que fos oportú adoptar mesures correctores, les dades es conservaran durant tot el temps que duri l’aplicació d’aquestes mesures. Per altra banda, en el supòsit que fos necessari iniciar la tramitació de procediments sancionadors o penals, les dades es conservaran durant tot el temps que duri el procediment sancionador o penal en qüestió.
En tot cas, si la decisió sobre la procedència d’iniciar una investigació sobre els fets informats no s’adoptés en un termini de tres mesos, les dades personals contingudes en la comunicació es suprimiran, llevat d’aquelles que sigui estrictament necessari que es conservin bloquejades per mantenir evidència del funcionament del Sistema Intern d’Informació de l’empresa de conformitat amb la Llei 2/2023.
També es suprimiran aquelles dades personals que revelin conductes que no estiguin incloses en l’àmbit d’aplicació de la Llei 2/2023, així com aquelles dades personals no considerades veraces, a excepció que la falta de veracitat pugui constituir un il·lícit penal, cas en el qual es guardarà la informació pel temps necessari durant el qual es tramiti el procediment judicial corresponent.
Finalment, es fa constar que en qualsevol moment la persona comunicant podrà sol·licitar al responsable del tractament l’accés a les seves dades personals, la seva rectificació o supressió, la limitació del tractament, o oposar-s’hi, així com el dret a la portabilitat de les dades, enviant un escrit acompanyat d’una fotocòpia del document d’identitat al correu electrònic comunicacio@canjubany.com. En cas de disconformitat amb el tractament de les seves dades, pot presentar una reclamació davant l’Agència Espanyola de Protecció de Dades, organisme que ostenta l’autoritat de control en la matèria, ubicada al C/ Jorge Juan, 6 (28001) de Madrid (www.aepd.es).
III.- NO REPRESÀLIA
NANDO JUBANY, SL es compromet expressament a no portar a terme actes constitutius de represàlia, incloses amenaces o temptatives de represàlia, contra les persones que presentin una comunicació conforme a allò previst a la Llei 2/2023, i a aplicar mesures de protecció durant la tramitació d’un expedient, respecte de les persones afectades per la comunicació.
IV.- EXEMPCIÓ I ATENUACIÓ DE LA SANCIÓ
De conformitat amb el que preveu la Llei 2/2023, quan una persona que hagués participat en la comissió de la infracció administrativa objecte d’una informació sigui la que informi de la seva existència mitjançant la presentació de la informació, i sempre que aquestes hagués estat presentada amb anterioritat a que hagués estat notificada la incoació del procediment d’investigació o sancionador, l’òrgan administratiu competent per a resoldre el procediment, mitjançant resolució motivada, podrà eximir-la del compliment de la sanció administrativa que li correspongués sempre que resultin acreditats els extrems mencionats en l’article 40 de la Llei 2/2023.
(*) El Sistema Intern d’Informació de NANDO JUBANY, SL és compartit amb les empreses CAN CARLITOS, SLU i L’ALBEREDA DE SANT JULIÀ, SL.
(**) El Canal Ètic permet la presentació de comunicacions anònimes.
(***) Si bé sempre que sigui possible l’ús del canal intern serà preferent, segons les circumstàncies i gravetat de la informació, les comunicacions també podran remetre’s, en el seu cas, a l’Autoritat Independent de Protecció de l’Informant, AII (a Catalunya, l’Oficina Antifrau de Catalunya), o a les autoritats o òrgans autonòmics corresponents, al Ministeri Fiscal, a la Fiscalia Europea o a l’autoritat competent segons sigui procedent. C34K7HQK